Barra de formato. Esta es la barra de formato estándar para todas las aplicaciones de OpenOffice.org. La puede usar para cambiar tipografías, colores, alineación, etc. de los datos de la aplicación.

Barra de fórmulas. Utilícela para introducir, editar, o eliminar fórmulas dentro de las celdas.

Área de trabajo. Es donde Usted ingresa los datos en la hoja de cálculos: números, fechas, fórmulas, imágenes, etc.

Seleccionar todo. Al hacer clic sobre este área pequeña, en la esquina superior izquierda del Área de trabajo, se seleccionarán todas las celdas de una vez. Esto es útil cuando Usted necesita realizar cambios que son “globales” a la hoja de cálculos. Por ejemplo, cambiar todos los tamaños de las tipografías a 10pts (puntos).

Botones y pestañas para navegar por las hojas. Un documento de hoja de cálculos puede tener más de una hoja. Utilice estos botones para navegar con facilidad entre las distintas hojas de la hoja de cálculos. De izquierda a derecha, los botones son: Ir a la primer hoja, Ir a la hoja anterior, Ir a la hoja siguiente e Ir a la última hoja. También puede usar las pestañas para cambiar entre las hojas.

Para introducir datos en una celda navegue hasta dicha celda y teclee los datos en la misma, presionando la tecla Intro cuando termine.

La característica de completado automático simplifica la entrada de datos “adivinando” el valor de la próxima celda usando como base el valor de la celda corriente. Esto funciona para cualquier tipo de dato que se pueda asociar a una serie simple de números enteros.

Para usar el completado automático, ponga su ratón sobre el “asa” de la celda (el pequeño cuadrado ubicado en la esquina inferior derecha de la celda), haga clic sobre la misma y arrastre el ratón. Una ayuda emergente mostrará los valores de la celda (ver Figura 3.3, “Simplificando la entrada de datos usando la completado automático”). Suelte el botón del ratón cuando se muestre el valor final deseado para completar las celdas.

También se pueden clasificar los datos en las celdas según criterios diferentes. Seleccione las celdas que desea clasificar y luego abra el diálogo de opciones de clasificación eligiendo Datos → Ordenar en el menú. Especifique el criterio de clasificación, el orden y opciones adicionales y haga clic sobre Aceptar para clasificar las celdas.

Las fórmulas se pueden utilizar para “automatizar” la hoja de cálculos permitiéndole, por ejemplo, realizar simulaciones complejas. Dentro de las celdas, las fórmulas se definen precediendo a todos los datos de la celda con el signo =. Cualquier otra cosa se trata como datos “estáticos”.

Las operaciones se expresan utilizando notación algebraica convencional. Por ejemplo =3*A25+4*(A20+C34/B34) divide el valor en la celda C34 por el valor en la celda B34, añade el valor en A20 al resultado, multiplica eso por 4 y suma eso a 3 veces el valor en la celda A25. Por lo tanto, se pueden realizar expresiones algo complejas, usando expresiones más simples como base.

OpenOffice.org Calc le brinda muchas funciones predeterminadas que Usted puede utilizar en sus fórmulas. Puede explorarlas eligiendo Insertar → Función en el menú.

Cuando una hoja de cálculos contiene mucha información se vuelve difícil entender cómo se relacionan los datos entre sí: muchos números y poco significado. La mejor manera de representar este tipo de datos es por medio de un diagrama.

Como con todas las funciones de análisis de datos, debe seleccionar la región que pretende mostrar en el diagrama. Entonces, seleccione un rango de celdas y luego seleccione Insertar → Diagrama... en el menú para invocar al asistente de diagramas.

Haga sus selecciones para el tipo de diagrama, variante, título, títulos de los ejes, etc. y luego haga clic sobre Crear para crear e insertar el diagrama en la hoja de cálculos (ver Figura 3.4, “Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos”).